Στο σημείο αυτό αξίζει να σημειωθεί ότι το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας μιας καινούριας εγγραφής χρησιμοποιώντας τα στοιχεία μιας άλλης (Copy cataloguing).

Πέραν όμως από τη δημιουργία και την ενημέρωση των εγγραφών, η ενότητα της καταλογογράφησης παρέχει πολλές βοηθητικές λειτουργίες. Ένα σύνολο αναζητήσεων με βάση στοιχεία που περιγράφουν το αντίστοιχο υλικό είναι διαθέσιμο μέσω της ενότητας της καταλογογράφησης για την ανάκτηση πληροφοριών. Για παράδειγμα στην αναζήτηση ενός βιβλίου θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν πεδία όπως: τίτλος, συγγραφέας, έτος έκδοσης, κ.τ.λ.

Μπορούν να δημιουργηθούν κατάλογοι με βάση θεματικούς όρους, το έτος έκδοσης, κ.τ.λ. Επίσης, είναι δυνατή η δημιουργία ειδικότερων καταλόγων οι οποίοι μπορούν να δημιουργηθούν με βάση οποιοδήποτε πεδίο σε συνδυασμό με οποιοδήποτε τύπο υλικού. Τέλος η ενότητα της καταλογογράφησης παρέχει ένα σύνολο λειτουργιών για τη διαχείριση των αντιτύπων (Copies) όπως δημιουργία, ενημέρωση, διαγραφή αντιτύπου, κ.τ.λ.

Διαχείριση αρχείου καθιερωμένων ονομάτων

Η ενότητα αυτή παρέχει διάφορες λειτουργίες που αφορούν στη διαχείριση καθιερωμένων ονομάτων συγγραφέων, οργανισμών, συνεδρίων, θεματικών όρων, κ.α., οι οποίες είναι απαραίτητες για το βιβλιογραφικό υλικό. Καθιερωμένα ονόματα μπορούν να εισαχθούν, να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν μέσω αυτής της ενότητας. Παράλληλα, ο χρήστης μπορεί να διαχειρίζεται συσχετίσεις κάνοντας τις κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις (Use, Use For, Related to, κ.τ.λ.) χωρίς επιπρόσθετη επιβάρυνση σε χρόνο ή σε πόρους του συστήματος.

Επιπλέον, η ενότητα αυτή παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας αναφορών με βάση τα πεδία των καθιερωμένων ονομάτων.

Διαχείριση πολύγλωσσου θησαυρού

Μέσω αυτής της ενότητας το LIBRETTO επιτρέπει τη δημιουργία θησαυρού, έτσι ώστε να προσφέρει διεπαφή αναζήτησης μέσω εννοιολογικών δέντρων, σύμφωνα με τα διεθνή ISO πρότυπα (π.χ. ISO 5964).

Είναι πλέον διεθνώς αποδεκτό ότι ένα σύστημα που δεν παρέχει θησαυρό, αλλά απλή διαχείριση θεματικών όρων, αποτελεί ένα ημιτελές σύστημα, το οποίο δεν μπορεί ποτέ να ανταποκριθεί στις ανάγκες ενός πολυγλωσσικού περιβάλλοντος με απαιτητικούς χρήστες.

Ο θησαυρός επιτρέπει στο διαχειριστή να εισάγει όρους και να τους συσχετίσει με άλλους, δημιουργώντας για τον καθένα από αυτούς ένα σύνολο δομημένων σχέσεων. Έτσι ο θησαυρός αποτελεί ένα ισχυρό εργαλείο κατά τις αναζητήσεις γιατί δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα ξεκινώντας από γενικότερους όρους να καταλήξει σε κάποιο συγκεκριμένο που τον αντιπροσωπεύει με ακρίβεια και να ανακτήσει όλες τις εγγραφές που σχετίζονται με αυτόν.

Μια σύγχρονη βάση θησαυρού είναι ένα ελεγχόμενο λεξικό που περιέχει διαβαθμισμένους βασικούς όρους (π.χ. Broad, Narrow, Related, Equivalent, κ.α.), όπου ο διαχειριστής μπορεί να συσχετίζει εννοιολογικά κάθε όρο του λεξικού με οποιοδήποτε άλλο και να εντοπίζει τις σχετιζόμενες εγγραφές του καταλόγου.

Για τη συσχέτιση των όρων παρέχεται ένα σύνολο σχέσεων όπως "προτιμητέος" και "μη-προτιμητέος" όρος (Preferred και Non-preferred), "γενικότερος" ή "ειδικότερος" όρος (Broad ή Narrow) όσον αφορά στη σημασία, "ισοδύναμος" (Equivalent), κ.α. Υπάρχουν διαθέσιμες οι σχέσεις:

USE - Use term
UF - Use for term
ET - Equivalent term
BT - Broader term
NT - Narrower term
RT - Related term
ET - Equivalent term
BT(A) - Broader term, associated hierarchy
NT(A) - Narrower term, associated hierarchy
RT(A) - Related term, associated hierarchy

Τέλος, η ενότητα του θησαυρού δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα της δημιουργίας καταλόγων με τους όρους του θησαυρού που στη συνέχεια μπορούν να εμφανιστούν στην οθόνη με κανονική μορφή (Standard thesaurus reports) ή με συμβολική μορφή που να υποδηλώνει τις μεταξύ τους σχέσεις (Root thesaurus reports).

Διαχείριση ελεύθερου κειμένου

Η ενότητα αυτή παρέχει ένα σύνολο λειτουργιών που είναι σχετικές με τη διαχείριση του ελεύθερου κειμένου (Free text). Με μεγάλη ευκολία ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει, να ενημερώσει ή να διαγράψει έναν όρο ή μια φράση από το ελεύθερο κείμενο. Επιπλέον το σύστημα παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να δημιουργήσει ένα κατάλογο από όρους που επιθυμεί να μη ληφθούν υπόψη κατά τη διαδικασία της δεικτοδότησης του ελεύθερου κειμένου. Το αποτέλεσμα είναι οι όροι αυτοί (γνωστοί ως Stop terms) να αγνοούνται στις αναζητήσεις μέσω ελεύθερου κειμένου.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το ελεύθερο κείμενο δημιουργείται αυτόματα από το ίδιο το σύστημα μέσω μιας διεργασίας που εκτελείται παρασκηνιακά. Το σύστημα όμως επιτρέπει στον χρήστη να παρέμβει και να δημιουργήσει τους δικούς του όρους και φράσεις με σκοπό να τις χρησιμοποιήσει στις αναζητήσεις του.

Επιλεκτική διάδοση πληροφοριών (SDI)

Η ενότητα του SDI (Selective Dissemination of Information) επιτρέπει επιλεκτική διάδοση των πληροφοριών με σκοπό τη συνεχή και εξατομικευμένη πληροφόρηση και ενημέρωση των ενδιαφερόμενων χρηστών για το νέο υλικό που προμηθεύεται ο οργανισμός.

Η ενημέρωση του κάθε χρήστη βασίζεται σ’ ένα συγκεκριμένο προφίλ (Profile) το οποίο περιέχει το όνομά του, τον αριθμό του και έναν ή περισσότερους όρους σχετικούς με τα γνωστικά αντικείμενα που τον ενδιαφέρουν. Με βάση τα προφίλ το σύστημα έχει την δυνατότητα να παράγει αυτόματα τα ανακοινωθέντα (Bulletins) για κάθε χρήστη. Το κάθε ανακοινωθέν περιέχει το όνομα του χρήστη, ένα κατάλογο από τίτλους εντύπων που σχετίζονται με τα ενδιαφέροντά του, καθώς επίσης και κάποια περίληψη (abstract) για το καθένα από αυτά.

Εκτός από τη δημιουργία, τη τροποποίηση και τη διαγραφή των προφίλ, παρέχονται λειτουργίες όπως η δημιουργία, τροποποίηση και διαγραφή χρηστών και περιλήψεων (abstracts).

Τέλος υπάρχει η δυνατότητα παραγωγής στατιστικών εκθέσεων για τα προφίλ των χρηστών, τα ανακοινωθέντα που εκδίδονται και τις περιλήψεις, τα οποία μπορούν να εμφανιστούν στην οθόνη ή να εκτυπωθούν.

Δανεισμοί

Η ενότητα των δανεισμών παρέχει ένα σύνολο αναλυτικών λειτουργιών με βάση τις οποίες κάθε οργανισμός μπορεί να ελέγχει πλήρως το σύστημα δανεισμού που ακολουθεί. Λειτουργίες όπως η έκδοση, η ανανέωση της περιόδου δανεισμού και η κράτηση ενός αντιτύπου εκτελούνται πολύ εύκολα και με μεγάλη ασφάλεια, καθώς το σύστημα κάνει αυτόματα όλους τους απαραίτητους ελέγχους για να μην δημιουργούνται ασυνέπειες και λάθη. Επιπλέον είναι δυνατή η εισαγωγή, τροποποίηση και διαγραφή δανειζόμενων καθώς και η ανάκτηση όλων των πληροφοριών που κρατά ο οργανισμός για τον καθένα.

Ειδοποιήσεις δίνονται (αυτόματα ή χειρωνακτικά) για αντίτυπα που έχουν κρατηθεί - κατά την έκδοση, επιστροφή και ανανέωση. Οι κρατήσεις μπορεί να γίνονται σε συγκεκριμένο ή σε όλα τα αντίτυπα και συνήθως οι καθολικές κρατήσεις μπαίνουν σε μια ουρά. Παρέχεται ακόμη ένα σύνολο από στατιστικές εκθέσεις για δανειζόμενους και αντίτυπα.

Διάφορες κατηγορίες δανεισμού μπορούν να οριστούν και να επεξεργαστούν κατάλληλα. Ο αριθμός των αντιτύπων που μπορεί να πάρει ένας χρήστης και η περίοδος δανεισμού αλλάζουν παραμετρικά από τον διαχειριστή του συστήματος.

OPAC(On-line Public Access Catalogue)

Το OPAC προσφέρει στους χρήστες μια απλή και φιλική διεπαφή με τη βάση δεδομένων για όλες τις λειτουργικές συναρτήσεις της ανάκτησης πληροφοριών με οποιονδήποτε συνδυασμό. Έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να επιτρέπει σε άπειρους χρήστες να πραγματοποιούν λεπτομερείς και πολλαπλές αναζητήσεις. Όπου ο χρήστης συναντήσει κάποια δυσκολία, το σύστημα παρέχει άμεση βοήθεια (Online help).

Η λειτουργία της αναζήτησης βασίζεται στο ευρετήριο του ελεύθερου κειμένου (Free text), γεγονός που την κάνει πολύ γρήγορη και ευέλικτη. Δε γίνεται διάκριση μεταξύ κεφαλαίων και πεζών χαρακτήρων (σε οποιαδήποτε γλώσσα), μπορούν να χρησιμοποιηθούν χαρακτήρες μπαλαντέρ (wildcards) καθώς επίσης και οι λογικοί τελεστές AND, OR και NOT.

Ο χρήστης είναι σε θέση να κάνει αναζητήσεις με οποιοδήποτε πεδίο π.χ. με βάση το όνομα του οργανισμού (Organization name) ή του συγγραφέα (Author), τους όρους του θησαυρού (Thesaurus term), το έτος έκδοσης, την περίληψη (Abstract), κ.τ.λ.

Προσκτήσεις (Παραγγελίες)

Η ενότητα των προσκτήσεων προσφέρει ευκολίες για επεξεργασία παραγγελιών, τιμολογίων και πιστώσεις. Η εγγραφή παραγγελιών χρησιμοποιείται για την δημιουργία μιας εγγραφής στο βασικό κατάλογο που μπορεί να ενημερωθεί σε ένα επόμενο στάδιο. Ο έλεγχος και τα τιμολόγια είναι ξεχωριστές εργασίες και οι αιτήσεις για αντίτυπα που έχουν χαθεί παράγονται αυτόματα ύστερα από μια περίοδο στην οποία θα είχαν δηλωθεί (Claim period) και η οποία ορίζεται στο προφίλ του προμηθευτή.

Το σύστημα παράγει (και εκτυπώνει κατ’ επιλογή) διάφορες εκθέσεις δίνοντας λεπτομέρειες για ανοικτές και κλειστές παραγγελίες και τιμολόγια, για εξουσιοδοτημένες και μη εξουσιοδοτημένες αιτήσεις, για αντίτυπα που έχουν δηλωθεί, για την κατάσταση προϋπολογισμού, για δεδομένα εξόδων, για τα κέντρα κόστους, κ.τ.λ.

Η επεξεργασία των παραγγελιών και οι λειτουργίες των τιμολογίων, που επεξεργάζονται από την ενότητα των προσκτήσεων, είναι βασισμένες στην αρχή των κέντρων κόστους (λογαριασμών). Οι κλειστές παραγγελίες μπορούν να εκτυπωθούν με τη βοήθεια του αριθμού παραγγελίας ή του προμηθευτή.

Περιοδικά

Η ενότητα ελέγχου των περιοδικών επιτρέπει στο χρήστη να ανοίξει μια εγγραφή συνδρομής σε ένα περιοδικό, να ελέγξει εκδόσεις και ευρετήρια, να εισάγει τιμολόγια/πιστώσεις και να εκδώσει παραγγελίες στους προμηθευτές. Κατάλογοι κυκλοφορίας (Circulation lists) για αντίτυπα συντηρούνται και τυπώνονται κατ’ επιλογή. Βιβλιογραφικές πληροφορίες για περιοδικά εισάγονται όταν ανοίγεται η εγγραφή συνδρομής και φυσικά υπάρχει η δυνατότητα τροποποίησης σε επόμενη φάση.

Τα στοιχεία έκδοσης και συχνότητας μπορούν να αλλάζουν δυναμικά και ο τερματισμός της εγγραφής μιας συνδρομής παρέχεται για μια ολόκληρη εγγραφή ή για μια σειρά εγγραφών που πληρούν συγκεκριμένους όρους. Οι εγγραφές και τα αντίτυπα αλλά και οι ανανεώσεις μπορεί να πραγματοποιούνται χειρωνακτικά ή αυτόματα. Τέλος, ο έλεγχος των αντιτύπων μπορεί να γίνεται ανά τμήμα ή συνολικά.

Επικοινωνία με άλλους οργανισμούς

Το LIBRETTO υποστηρίζει όλες τις μορφές επικοινωνίας μεταξύ οργανισμών - άμεσα (μέσω δικτύου) και έμμεσα (μέσω αποθηκευτικών μονάδων), με σκοπό την ανάκτηση αλλά και την ανταλλαγή κάθε τύπου πληροφοριών και δεδομένων. Οι διάφορες μορφές επικοινωνίας παρουσιάζονται σε ανεξάρτητο κεφάλαιο.

Διαχείριση του συστήματος

Εκτός από τις ενότητες που αναφέρθηκαν παραπάνω το LIBRETTO παρέχει μια επιπλέον διαχειριστική ενότητα λογισμικού. Η ενότητα αυτή καλείται LIBRETTO SYSTEM ADMINISTRATION και είναι υπεύθυνη για τη σωστή διαχείριση ολόκληρου του συστήματος, καθώς και για την συνεργασία του συστήματος με το λειτουργικό σύστημα UNIX. Η όλη διαχείριση του συστήματος προσφέρεται μέσω των δύο παρακάτω λογικών ενοτήτων:

LIB-DBA

Η ενότητα αυτή επιτρέπει στον διαχειριστή της βάσης δεδομένων να ελέγχει τη λειτουργικότητα του όλου συστήματος, των παραμέτρων αυτού, τα όρια και τα πεδία τιμών, κ.τ.λ. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι ο ορισμός μιας νέας κατηγορίας έντυπου υλικού. Ένα άλλο παράδειγμα είναι ο ορισμός νέων κατηγοριών δανεισμού με συγκεκριμένες προθεσμίες.

Η ενότητα αυτή είναι ανεξάρτητη και η επίκλησή της γίνεται συνήθως από κάποιο εξουσιοδοτημένο χρήστη.

SYS-DBA

Η ενότητα αυτή και το επίπεδο λειτουργικότητας που προσφέρει είναι άμεσα συνδεδεμένα με το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή καθώς και το λογισμικό (RDBMS) της βάσης. Ο χρήστης που κάνει Login ως System Administrator έχει για παράδειγμα στη διάθεσή του πολλές από τις ενότητες του UNIX, όπως Adduser, Remove user, Backup, Chgrp, Chmod, κ.τ.λ.

Συνήθως, ο χρήστης System DBA (Database Administrator) είναι ο Super user ή όπως διαφορετικά αποκαλείται Root, ο οποίος έχει επίσης πρόσβαση και στο σύστημα RDBMS.